院属各部门：

   经党委同意，现将《包头轻工职业技术学院收文办理工作流程（试行）》予以印发，请认真组织落实。

           中共包头轻工职业技术学院委员会

            2023年7月17日

包头轻工职业技术学院收文办理工作流程（试行）

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根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《中共中央办公厅关于印发<中央文件发布、阅读、办理和管理工作规定>的通知》(中办发〔2019〕58号)、《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<涉密文件信息资料保密管理规定>的通知》(中办厅字〔2012〕3号)和《自治区党委办公厅关于印发<关于加强和改进党委办公厅(室)工作的意见>的通知》(内党办发〔2016〕48号等文件精神，结合学院实际，对学院收文办理流程规范如下：

一、普通文件办理

凡是发至学院党委、学院的公文，必须由党政办秘书科运转，不得由其他职能部门闭环运转。

1.签收。对邮政寄送的文件、市委交换站领取件、机要局寄送件逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.初审。对收到的公文进行初审。核实来文单位、密封情况，初审的重点是:是否须学院办理以及来件的办理期限、重要性等；是否符合行文规则，议程、格式是否符合要求，涉及其他地区或者单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

3.登记。经办人将审核后的文件登记到《包头轻工职业技术学院收文登记本》并按来文时间顺序编号。

4.拟办。经办人打印收文批办单，填写运转编号、收文时间、来文单位、来文字号、文件标题和经办人等信息。批办单按自治区高校工委（教育厅）来文批办单、包头市委政府来文批办单、包头市委办局来文批办单、会议通知批办单、密件批办单等进行分类。

秘书科提出拟办意见，经党政办公室分管副主任审核后，呈送党政办公室主任核准拟办意见。拟办意见主要包括:牵头落实文件的部门、配合部门、办理时限、事项办理流程、具体办理建议，并呈请有关领导批办。

5批办。

来文要根据事由逐级传阅批办，顺序依次为党政办分管院领导、其他部门分管院领导、院长、党委书记。

①密码电报、上级党委政府和教育行政部门下发的各类工作总结、重要工作部署、工作通报类文件等需学院领导班子所有成员阅知或阅办；

②普通事项通知类文件，需要学院有关部门落办的，可由分管领导直接批办；上级来文内容涉及学院三重一大事项、党风廉政建设、信访举报、学院改革发展重大事项的，同时报学院纪委书记阅示；如来文事项无需学院办理的可报至相关领导阅知;

③协商、调研函类来文，根据来文内容呈送相关领导批办，并传阅至相关部门办理；

④会议通知类文件，根据会议内容呈送需参会的相关领导批办，并告知相关部门负责人参会；

以上来文由党政办公室秘书科传阅，经党政办公室分管副主任报党政办公室主任核准拟办意见后报党政办分管院领导、其他部门分管院领导、院长、党委书记批办。

6.承办。根据学院领导批示，及时送达承办部门办理。承办部门负责人接收签字，并按文件所要求办理的事项和领导批示意见及时办理，事项办理结束后应向党政办反馈。有明确时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

7.催办。经办人及时掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按时办结，紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

8.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

9.督办。

学院党委书记、院长具体批办意见的办理情况由党政办分管副主任进行督办；

学院分管领导具体批办意见的办理情况由党政办秘书科负责相关战线领域的工作人员督办；

要在线列表汇总督办情况，标明领导批办意见、部门办理结果、办理完结日期等，由各督办负责人定期梳理汇总并及时向学院领导呈送反馈。

10.归档。文件资料应保存完好，按档案管理规定归档。

二、机要文件办理

1.签收。机要文件须由机要人员签收，签收方式主要有：凭证件到市委交换站领取并签字；青山区机要局工作人员送达学校由机要人员核对无误后签收。

2.登记、编号。机要人员将机要文件登记到《机要文件登记本》，填写运转号、收文时间、来文单位、来文字号、文件标题和经办人等信息，打印机要文件批办单。

3.拟办。经办人用专管文件夹将文件呈送党政办公室负责人签署拟办意见。

4.传阅。根据拟办意见及时呈送相关领导阅批。办理机要文件要与普通文件分开传阅，应当随时掌握文件去向，不得漏传、误传、延误。

（1）阅读传达范围。要严格按照文件的要求执行，任何部门和个人不得擅自扩大或缩小阅读范围。

（2）阅读传达方式和场所。由机要人员亲自送达领导本人，阅读后直接退还机要人员。机要文件不得在机要保密室外过夜（特殊情况除外）。

对明确要求口头传达的文件，须采取集中开会的方式，在符合条件的会议场所进行口头传达，一般不组织传阅。

5.承办。按照领导批示，请承办部门到机要保密室阅读文件，并按文件要求贯彻落实。规定阅读范围之外的人员确因工作需要阅读机要文件的，要经党政办公室负责人批准，并严格履行借阅登记手续。

6.催办。经办人及时掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按时办结，紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

7.注结。文件办理完毕后，应注明办结日期和办理结果。

8.归档。阅后收回的文件要按发文字号逐一核对，严密保管，及时清退，若发生丢失、泄密情况，按有关规定处理。

三、密码电报办理

1.签收。接到市委机要局通知，机要人员凭备案指纹到市委机要局领取密码电报，并写明收件日期（机要人员因事不能领取时，指派专人持学校介绍信领取）。

2.拟办。文件取回后，请党政办公室办公室主任到机要保密室阅读并提出拟办意见。

3.传阅。根据拟办意见呈请领导阅批。并请承办部门贯彻落实。

（1）阅读传达范围。要严格按照电报的要求执行，任何部门和个人不得擅自扩大或缩小范围，严禁复印密码电报。

（2）阅读传达方式和场所。阅读密码电报必须在机要保密室进行，不得将电报带出机要室，阅读完毕及时放入保密柜。

4.退件。文件办理完毕后，将文件及时退回市委机要局。